As empresas de tecnologia estão se voltando, cada vez mais, para o setor jurídico. Disso, não há dúvidas. O radar da Associação Brasileira de Lawtechs e Legal Techs aponta um crescimento anual, chegando a mais de 100 empresas focadas nesse ramo do mercado associadas à AB2.
Ainda assim, é comum a dúvida entre os advogados, inclusive os tributaristas, sobre quais soluções podem auxiliar nas tarefas do seu dia a dia. Isso faz com que muitos profissionais permaneçam realizando processos manuais que poderiam ser automatizados no escritório.
Neste artigo, você irá conhecer um pouco mais os tipos de empresas de tecnologia que podem dar mais velocidade aos processos de um escritório ou advogado e, especialmente, daquele que atua em recuperação tributária.
Qual é o melhor sistema para um escritório de advocacia?
Há diversos fluxos do exercício da advocacia que podem ser auxiliados por um sistema. O melhor software vai depender do problema a ser solucionado ou da ação a ser otimizada.
Neste contexto, a primeira pergunta a se fazer para definir como a tecnologia pode auxiliar no dia a dia da advocacia é: o que fazemos hoje, de forma manual, que poderia ser facilitado?
Algumas das respostas estão relacionadas a procedimentos internos que, caso substituídos por uma plataforma, podem trazer uma significativa economia de tempo e permitir mais agilidade, mesmo com uma equipe enxuta.
Apesar da grande abrangência de soluções do mercado, algumas são básicas para sair do zero e facilitar a rotina de um escritório. Alguns exemplos:
• Softwares de gestão de processos internos e fluxo de trabalho: Monday, Wrike, Trello, Asana.
• Softwares de controle de prazos judiciais: Publicações Online, DataVenia, Projud, Legal One.
• Softwares de assinatura digital de contratos: DocuSign, Clicksign, Contraktor.
Existem, ainda, softwares específicos para a gestão de escritórios de advocacia: SajAdv, Nexus, AJUS, Projuris, Astrea.
No caso da gestão, a definição pelo melhor software dependerá do perfil da equipe:
• Para escritórios com fluxos de trabalho mais complexos, as automações do Wrike e Monday podem ser uma boa opção;
• O Asana, por outro lado, não oferece tantas possibilidades de automação de fluxos internos, mas propicia uma ótima visualização do que está sendo feito pela equipe, também possibilitando, assim como os dois últimos, visualização em lista dos projetos, calendário ou quadro de cartões, além de fóruns de discussão;
• Já o Trello, será seu aliado se as demandas do escritório não forem tão volumosas ou o fluxo seguir um padrão descomplicado. Mesmo sem tantas possibilidades de visualização quanto os demais, o software tem um visual simples e intuitivo que pode auxiliar na organização da equipe.
Quais são os melhores softwares para quem trabalha com Recuperação Tributária?
Na área tributária, além dos softwares relacionados à gestão do escritório, é necessário estar atento às demandas complexas que podem ser facilitadas por plataformas que já existem no mercado.
As soluções mais facilmente encontradas são aquelas relacionadas ao correto cumprimento de obrigações tributárias (Netspeed, Systax, Econet) e ao levantamento de crédito para teses tributárias específicas (Revio, E-Recuperador), como a exclusão do ICMS da base de cálculo do PIS e da COFINS e a exclusão da receita dos produtos sujeitos ao ICMS-ST da base de cálculo do Simples Nacional.
Apesar de apresentarem boas soluções para o dia a dia, o advogado tributarista que deseja se destacar em sua atuação pode utilizar plataformas que o diferenciam dos demais, seja em agilidade, seja em conhecimento do mercado.
Soluções como a Empresômetro, por exemplo, que permite a pesquisa de empresas, dentre outras formas, por NCM, ajudam o advogado a compreender os concorrentes de seus clientes e o cenário onde ele está inserido, demonstrando o conhecimento do mercado em uma reunião.
Além disso, softwares como o Recuperar, que realizam a análise do perfil do cliente, apresentando ao advogado de forma rápida as melhores oportunidades tributárias que podem ser apresentadas em cada caso, garantem uma resposta ágil e atualizada do profissional sobre as possibilidades de recuperação tributária já em uma primeira reunião.
Em relação à produtividade do advogado tributarista, o Recuperar merece mais um destaque: além de facilitar a qualificação de quais teses atualmente discutidas são aplicáveis para cada cliente, o software ainda permite que o advogado baixe diretamente no sistema a minuta da Petição Inicial, do Contrato de Honorários, da Procuração e o Manual da Tese, com orientações processuais, facilitando a rotina da equipe após o fechamento do trabalho com o cliente.
Alguns dos benefícios do software Recuperar:
• Aumenta o número de teses tributárias com que o advogado pode atuar (são mais de 70 no software!), trazendo mais rentabilidade para o escritório;
• Diminui o tempo gasto em monitoramento de novas oportunidades;
• Realiza a qualificação do cliente em apenas alguns minutos, apresentando as melhores teses tributárias a serem apresentadas em cada caso;
• Aumenta a agilidade da equipe, com o download de documentos como a Minuta da Petição Inicial, Contrato de Honorários, Procuração e Manual da Tese.
Como saber se eu preciso de um software no meu escritório?
Após analisar os problemas que atingem a equipe e merecem ser resolvidos, é necessário dar um passo além e perceber aquilo que, apesar de não ser um problema evidente, pode ser otimizado.
A regra de ouro aqui é: se a solução traz resultados positivos que prevaleçam sobre o custo recorrente que será despendido pelo escritório, merece ser avaliada com carinho pelo advogado.
É necessário, no entanto, estar atento:
• resultados positivos não precisam ser, imediatamente, financeiros;
• soluções que não trazem novos negócios, mas poupam horas da equipe ou cumprem funções que poderiam representar contratações desnecessárias, por exemplo, também devem ser consideradas.
Se o advogado cobra horas de trabalho dos seus clientes, ele também deve estar atento às diversas horas gastas em funções que poderiam ser automatizadas e não naquelas que realmente merecem sua atenção, pois essas horas representam custo para o escritório.
Em outras palavras, iniciar um processo de automação nos escritórios jurídicos irá otimizar tempo e também pode potencializar ganhos financeiros para clientes e advogados.
